In sintesi
- Il ciclo della formazione aziendale ha sei fasi: fabbisogni, piano, erogazione, obbligatoria, finanziata, verifica dell’efficacia.
- Il piano di formazione si scrive con ore e costi preventivi e si chiude con il consuntivo, per direzione, unità o figura professionale.
- La formazione obbligatoria dipende dal ruolo e da corsi a validità limitata: senza uno scadenzario per persona, i cambi di mansione restano scoperti.
- La formazione finanziata dai fondi interprofessionali (legge 388/2000, art. 118) si rendiconta nel formato di ciascun fondo, da usare fin dalla prima lezione.
Il piano di formazione risponde a una domanda: chi deve imparare che cosa, entro quando, con quale budget e con quale risultato. In un’azienda con migliaia di dipendenti, più società e più contratti, la risposta passa per più fornitori, più piattaforme e più regole. Questa guida è per te se dirigi il personale o la formazione e devi governare tutto il ciclo. Trovi le definizioni, le sei fasi con il rimando all’approfondimento di ciascuna, gli errori più comuni e i collegamenti con gli altri processi HR.
Le definizioni che servono
| Termine | Che cosa indica |
|---|---|
| Formazione aziendale | Le attività con cui l’azienda sviluppa conoscenze e competenze: obbligatoria, professionale, manageriale, di compliance |
| Fabbisogno formativo | La distanza fra le competenze richieste dal ruolo e quelle della persona, oppure un obbligo non ancora assolto |
| Piano formativo | Il documento che traduce i fabbisogni in corsi, destinatari, tempi, ore e costi |
| Catalogo | L’elenco dei corsi: in aula, webinar, e-learning, interni o di fornitori esterni |
| Edizione | La singola occorrenza di un corso, con data, sede, aula, docente e partecipanti |
| Formazione finanziata | La formazione pagata in tutto o in parte da un fondo, con regole di rendicontazione proprie |
| Efficacia | Quanto la formazione ha prodotto: gradimento, apprendimento, effetto sul lavoro |
[IMMAGINE: il ciclo della formazione in sei fasi, dal fabbisogno alla verifica dei risultati]
Come si fa l’analisi dei fabbisogni formativi?
L’analisi dei fabbisogni formativi incrocia tre fonti: le richieste dei responsabili, gli obblighi legati al ruolo e i risultati delle valutazioni delle competenze.
Perché serve una campagna. Una rilevazione per unità organizzativa, con un questionario uguale per tutti e una scadenza, produce dati confrontabili. Le richieste raccolte per mail no.
Il collegamento che fa la differenza. Se il fabbisogno nasce dal confronto fra le competenze del ruolo e quelle valutate sulla persona, il piano non dipende da chi chiede di più.
Chi fa cosa. L’ufficio formazione apre la campagna. I responsabili di linea segnalano i fabbisogni del team. L’HR incrocia le segnalazioni con le valutazioni.
Il metodo, passo per passo, è nella guida all’analisi dei fabbisogni formativi.
Che cosa deve contenere il piano formativo?
Il piano formativo indica, per ogni intervento, chi lo segue, quando, con quale fornitore, quante ore e quanto costa.
Preventivo e consuntivo nello stesso documento. Il piano si scrive a inizio anno con ore e costi previsti e si aggiorna durante l’anno con quelli effettivi. Il confronto mostra dove ha tenuto e dove no.
Il livello di lettura. Il piano si legge per direzione, area, unità o figura professionale. Un piano solo aggregato non dice al responsabile di un’unità che cosa deve fare il suo team.
Il modello di governance. Nei gruppi con più società o strutture territoriali il piano può essere accentrato oppure distribuito su più livelli, con fasi o contenuti delegati alle società del gruppo. Il modello si decide prima di scrivere il piano.
Struttura e campi del documento sono nel piano formativo aziendale: modello e istruzioni.
Come si gestisce l’erogazione con fornitori diversi?
L’erogazione si governa con un catalogo unico, anche quando i contenuti arrivano da più fornitori. Le grandi aziende comprano corsi da fornitori specializzati che raramente hanno strumenti di distribuzione propri: senza un catalogo unico ci sono più piattaforme, esperienze diverse per i dipendenti e report da ricomporre a mano.
| Livello | Che cosa governare | Criterio di riuscita |
|---|---|---|
| Iscrizioni | A mano, con campagne o in automatico secondo regole (data di assunzione, ruolo, figura professionale) | Nessuno resta fuori da un corso previsto per il suo ruolo |
| Logistica | Edizioni con data, sede, aula, docente, tutor, link; convocazioni, solleciti, inviti in calendario | Sovrapposizioni di aule, docenti e partecipanti segnalate prima del corso |
| Presenze | Registro con firma di partecipanti, docenti e tutor | Attestati, report e rendicontazione partono dallo stesso dato |
Una gestione della formazione che raccoglie i contenuti di fornitori diversi dà al dipendente un portale unico e all’HR un’unica serie di report. Come si arriva a un’agenda unica è nell’esempio di gestione dei corsi di formazione di fornitori diversi.
Che strumento ti serve. La domanda è se devi solo erogare corsi online o gestire tutto il ciclo, aula compresa. La differenza è spiegata nella guida alla scelta fra piattaforma e-learning aziendale e gestionale della formazione.
Come si tengono sotto controllo formazione obbligatoria e scadenze?
La formazione obbligatoria si controlla collegando i corsi ai ruoli e tenendo uno scadenzario per persona.
Perché è delicata. Molti corsi hanno una validità limitata e vanno ripetuti a intervalli diversi da corso a corso. Gli obblighi dipendono dal ruolo: quando una persona cambia mansione o diventa responsabile, cambiano anche i corsi che deve seguire.
Il riferimento per la sicurezza. Per salute e sicurezza vale il D.Lgs. 81/2008, art. 37. Durata e contenuti minimi dei corsi li fissa l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 e dipendono da settore e rischio: verificali con chi segue la sicurezza in azienda.
Che cosa ti serve.
- Un collegamento fra corsi obbligatori e ruoli o mansioni, così che per ogni persona risultino i corsi mancanti.
- Uno scadenzario per persona, che indichi quando ogni corso va ripetuto.
- Una vista per unità organizzativa e per scadenza, che mostri alla direzione chi è in regola.
Uno strumento aiuta a vedere in tempo chi è in scadenza; la responsabilità dell’adempimento resta all’azienda. Ruoli e controlli sono nella guida alla formazione obbligatoria dei dipendenti.
Come si rendiconta la formazione finanziata?
La formazione finanziata si rendiconta con registri nel formato richiesto da ciascun fondo. Molte aziende finanziano una parte del piano con i fondi paritetici interprofessionali (legge 388/2000, art. 118). Ogni fondo ha regole proprie su avvisi, piani ammessi e rendicontazione.
Dove sta il lavoro. Non nell’ottenere il finanziamento, ma nel rendicontarlo: registri secondo lo standard del fondo, distinzione fra iscritti e uditori, calendario delle lezioni nel formato dell’ente.
Che cosa conviene fare. Decidi all’inizio quali corsi del piano saranno finanziati e raccogli i dati in quel formato dalla prima lezione. Ricostruire i registri a fine corso costa ore e, a volte, il contributo.
Come funzionano i fondi e come si accede è nella guida ai fondi interprofessionali.
Come si valuta l’efficacia della formazione?
L’efficacia si misura su tre livelli, in ordine di difficoltà.
| Livello | Come si misura | Che cosa dice |
|---|---|---|
| Gradimento | Questionario a fine corso, anche in aula | La qualità percepita, utile per valutare docenti e società di formazione |
| Apprendimento | Test prima e dopo il corso | Che cosa la persona ha imparato |
| Effetto sul lavoro | Valutazione delle competenze prima e dopo il percorso | Se il corso ha cambiato il modo di lavorare |
Il livello che conta per la direzione. Il terzo è il più trascurato. È possibile solo se formazione e valutazione usano la stessa mappa delle competenze: allora il corso seguito e la competenza valutata stanno nello stesso dossier della persona e si confrontano.
Indicatori e metodo sono nella guida su come valutare l’efficacia della formazione.
Errori frequenti
Un piano scritto una volta l’anno e mai riaperto. Senza consuntivo il piano non dice niente sull’anno successivo.
Fabbisogni raccolti solo dalle richieste. Chi chiede di più ottiene di più. Il confronto con le competenze del ruolo riequilibra.
Obbligatoria su un foglio di calcolo separato. Quando una persona cambia ruolo, il foglio non lo sa. Il collegamento fra ruolo e corsi obbligatori deve stare dove stanno i dati del ruolo.
Una piattaforma per fornitore. Ogni piattaforma in più è un report da ricomporre e un’esperienza diversa per il dipendente.
Registri dei corsi finanziati ricostruiti a fine corso. Il formato del fondo si conosce prima: usalo dall’inizio.
Efficacia misurata solo con il gradimento. Un corso apprezzato non è per forza un corso che cambia il modo di lavorare.
Come si collega alle altre aree HR?
La formazione usa dati che nascono altrove e produce dati che servono altrove.
- Competenze. La mappa delle competenze del ruolo genera i fabbisogni e misura l’effetto dei corsi. In Alveria la stessa mappa serve a valutazione, selezione, successione e formazione.
- Selezione e inserimento. I percorsi per i neoassunti partono da data di assunzione e ruolo: il nuovo collaboratore viene iscritto ai corsi previsti senza una richiesta a parte.
- Successione e carriera. Chi è candidato a una posizione chiave ha un percorso di sviluppo, che passa per la formazione.
- Dati del personale. Ogni corso, attestato e scadenza entra nel dossier della persona ed è disponibile a report e dashboard.
L’effetto pratico. In Alveria le regole di iscrizione leggono i dati della persona: quando cambia il ruolo, cambiano anche i corsi previsti, senza una richiesta a parte. È la conseguenza di gestire tutta la formazione, aula compresa, nello stesso sistema dei dati del personale.
Un esempio: il corso sulla sicurezza
Il corso sulla sicurezza ha una validità limitata. Il metodo è collegarlo ai ruoli che lo richiedono e alla sua validità: da lì si sa per ogni persona quando va ripetuto, a quale edizione iscriverla e chi va convocato o sollecitato. Presenze e firme si registrano sullo stesso corso.
Se il corso è finanziato, il registro si tiene fin dall’inizio nel formato del fondo. La direzione HR legge in un’unica vista chi è in regola, per unità organizzativa e per scadenza.
[IMMAGINE: vista della direzione HR con la situazione della formazione obbligatoria per unità organizzativa e scadenza]
Domande frequenti
Che differenza c’è fra piano di formazione e piano formativo?
Nell’uso aziendale sono sinonimi: indicano il documento con gli interventi dell’anno, destinatari, tempi, ore e costi. «Piano formativo» si usa più spesso negli avvisi dei fondi interprofessionali, dove indica il progetto presentato per il finanziamento. Se lavori con i fondi, tieni distinti il piano interno e i piani presentati ai singoli fondi.
Ogni quanto va fatta l’analisi dei fabbisogni formativi?
Di norma una volta l’anno, prima di scrivere il piano. Va riaperta quando cambia qualcosa di rilevante: una riorganizzazione, un nuovo obbligo, una valutazione delle competenze con risultati inattesi. Se la rilevazione è una campagna con un questionario uguale per tutti, ripeterla costa poco e i risultati restano confrontabili negli anni.
Come tengo sotto controllo le scadenze della formazione obbligatoria?
Collega ogni corso obbligatorio ai ruoli e alle mansioni che lo richiedono, imposta la validità di ciascun corso e tieni uno scadenzario per persona. Quando una persona cambia ruolo, i corsi mancanti emergono subito. La responsabilità dell’adempimento resta all’azienda: lo strumento serve a vedere in tempo chi è in scadenza.
Si possono gestire aula e online nello stesso sistema?
Sì, ed è la condizione per avere report completi. In Alveria corsi in aula, webinar ed e-learning, interni o di fornitori esterni, stanno nello stesso catalogo, e ogni corso seguito entra nel curriculum formativo della persona, qualunque sia il canale.
Come si misura il ritorno della formazione aziendale?
Parti da gradimento e apprendimento, che si misurano a fine corso. Poi confronta le valutazioni delle competenze prima e dopo il percorso: è il dato che dice se il corso ha cambiato il modo di lavorare. Per farlo, formazione e valutazione devono usare la stessa mappa delle competenze.
Organizza la formazione in un unico sistema
Fabbisogni, piano, catalogo, erogazione, obbligatoria, fondi e verifica: in Alveria il ciclo sta in un’unica piattaforma, collegata ai dati del personale e alle competenze di ogni ruolo. Il setup iniziale lo fa Alveria, poi l’HR configura regole e processi.
