In sintesi
- La formazione obbligatoria dei dipendenti più diffusa è quella su salute e sicurezza: il datore di lavoro la deve garantire a ogni lavoratore (D.Lgs. 81/2008, art. 37, c. 1).
- Va erogata all’assunzione, al cambio di mansione e all’introduzione di nuove attrezzature o tecnologie, e ripetuta periodicamente (art. 37, cc. 4 e 6).
- Durata e contenuti minimi sono fissati dall’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 (GU n. 119 del 24 maggio 2025).
- Il problema operativo non è sapere che cosa è obbligatorio, ma sapere ogni giorno chi è in scadenza.
La formazione obbligatoria dei dipendenti è quella che l’azienda deve erogare per legge o per regolamento di settore, con scadenze e rinnovi da rispettare persona per persona. Questa guida è per chi in HR imposta o rivede il processo: trovi le tipologie, come gestire scadenze e rinnovi, quali registri tenere, come impostare gli alert e chi è responsabile di che cosa.
Il problema in due righe
Le scadenze non sono uguali per tutti: dipendono dalla mansione, dalla data dell’ultimo corso e dai cambi di ruolo. In un’azienda con molte sedi e popolazioni diverse, un foglio di calcolo non regge: qualcuno scade e nessuno se ne accorge.
Quali sono le tipologie di formazione obbligatoria?
| Tipologia | Riferimento | Chi riguarda |
|---|---|---|
| Salute e sicurezza: formazione generale e specifica | D.Lgs. 81/2008, art. 37, cc. 1-3; Accordo Stato-Regioni 17/04/2025 | Tutti i lavoratori, secondo i rischi della mansione |
| Sicurezza: dirigenti e preposti | D.Lgs. 81/2008, art. 37, c. 7; per i preposti, in presenza e con aggiornamento almeno biennale (c. 7-ter) | Chi ha ruoli di direzione o sorveglianza |
| Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza | D.Lgs. 81/2008, art. 37, cc. 10-11: almeno 32 ore iniziali e aggiornamento annuale | Gli RLS |
| Addestramento su attrezzature e procedure | D.Lgs. 81/2008, art. 37, c. 5: svolto da persona esperta e registrato | Chi usa attrezzature o procedure specifiche |
| Protezione dei dati personali | Reg. UE 2016/679: chi tratta dati agisce su istruzioni del titolare (artt. 29 e 32, par. 4); il DPO sorveglia la formazione del personale (art. 39, par. 1, lett. b) | Chi tratta dati personali |
| Antiriciclaggio | D.Lgs. 231/2007, art. 16, c. 3: programmi permanenti di formazione per i soggetti obbligati | Settori soggetti alla normativa |
| Formazione di settore | Per esempio Regolamento IVASS 40/2018 (distribuzione assicurativa: aggiornamento di almeno 30 ore annue, art. 89) e Regolamento Intermediari Consob, artt. 78-82 (conoscenze e competenze, MiFID II) | Reti e ruoli regolati |
| Modello organizzativo 231 | D.Lgs. 231/2001: nessun obbligo espresso, ma linee guida e giurisprudenza la considerano condizione di efficace attuazione del modello; per la sicurezza la richiede l’art. 30, c. 1, lett. e), D.Lgs. 81/2008 | Aziende con modello adottato |
Durante l’orario di lavoro. La formazione sulla sicurezza si svolge durante l’orario di lavoro e non comporta oneri per i lavoratori (art. 37, c. 12).
Scadenze e rinnovi: come si tengono sotto controllo
Una scadenza nasce da tre dati: il corso, la sua validità, la data in cui la persona l’ha completato. A questi si aggiungono gli eventi che fanno nascere un obbligo nuovo.
Validità del corso. Per ogni corso obbligatorio registra la validità e la regola di rinnovo. Per la sicurezza l’Accordo Stato-Regioni del 17/04/2025 prevede un aggiornamento di 6 ore ogni cinque anni per lavoratori e dirigenti e di 6 ore ogni due anni per i preposti.
Eventi che creano un obbligo. L’assunzione, il cambio di mansione, l’introduzione di nuove attrezzature o tecnologie (art. 37, c. 4). Per questo la formazione obbligatoria va collegata al ruolo: quando il ruolo cambia, cambia l’elenco dei corsi dovuti.
Lo scadenzario per persona. Per ogni dipendente devi poter vedere che cosa ha fatto, che cosa gli manca, che cosa scade e quando.
Le fasi del processo
- Mappa gli obblighi per ruolo. La formazione, con il servizio di prevenzione e protezione e le funzioni di compliance, collega a ogni ruolo o mansione i corsi obbligatori. Criterio di riuscita: per ogni ruolo esiste l’elenco dei corsi dovuti, con validità.
- Censisci la situazione attuale. Raccogli i corsi già svolti, con data e attestato, anche quelli seguiti all’esterno. Criterio: ogni persona ha un curriculum formativo completo.
- Imposta le regole di iscrizione. Neoassunti, cambi di ruolo e scadenze generano l’iscrizione. Criterio: nessuna iscrizione obbligatoria dipende da una segnalazione manuale.
- Eroga e registra. Convocazioni, presenze, firme, test. Criterio: il registro della lezione è completo il giorno stesso.
- Controlla e intervieni. La direzione HR verifica chi è in regola per unità e per scadenza. Criterio: le scadenze del trimestre successivo sono tutte coperte da un’edizione.
Registri: che cosa tenere
- Registro presenze per lezione, con firme di partecipanti, docenti e tutor.
- Registro dell’addestramento, previsto dall’art. 37, c. 5.
- Attestati di ogni corso, collegati alla persona.
- Esiti dei test, dove previsti.
- Registrazione delle competenze nel fascicolo elettronico del lavoratore (art. 37, c. 14).
Se un corso obbligatorio è anche finanziato, i registri devono seguire il formato del fondo: le regole sono nella guida sui fondi interprofessionali.
Alert: quando e a chi
| Momento | Destinatario | Contenuto |
|---|---|---|
| Prima della scadenza, con anticipo sufficiente a programmare un’edizione | Formazione | Elenco delle persone in scadenza per corso e per unità |
| All’iscrizione | Dipendente e responsabile | Convocazione con data, sede o link, invito in calendario |
| In assenza di conferma o di presenza | Dipendente e responsabile | Sollecito |
| A scadenza superata | Formazione e direzione HR | Elenco delle persone non in regola |
Responsabilità: chi fa che cosa
| Chi | Che cosa |
|---|---|
| Datore di lavoro | Garantisce la formazione (art. 37, c. 1) |
| Direzione HR | Governa il processo, legge lo stato complessivo |
| Formazione | Pianifica le edizioni, gestisce iscrizioni e registri |
| Servizio di prevenzione e protezione, compliance | Definiscono gli obblighi per ruolo e rischio |
| Responsabili di linea | Liberano le persone per i corsi, seguono la situazione del team |
| Dipendenti | Partecipano e completano test e firme |
Errori frequenti
- Scadenzario separato dal sistema del personale. I cambi di mansione non arrivano e le iscrizioni restano indietro.
- Una data unica per tutti. La scadenza è personale: dipende da quando ciascuno ha fatto il corso.
- Attestati esterni non registrati. Chi arriva da un’altra azienda o segue un corso fuori risulta non formato.
- Controllo solo a consuntivo. Scoprire le scadenze superate a fine anno non serve: serve saperlo prima.
Un esempio
Un’azienda con più stabilimenti collega il corso sulla sicurezza alle mansioni a rischio e ne registra la validità. Da quel momento la scadenza non è più una data in un foglio: si legge persona per persona, a partire dall’ultimo corso svolto. Quando un operatore passa a una mansione con rischi diversi, il cambio registrato nei dati del personale fa emergere i corsi che gli mancano. La formazione programma le edizioni sul trimestre successivo e la direzione HR vede in un’unica vista chi è in regola, per unità organizzativa e per scadenza.
Come lo supporta Alveria
Nella gestione della formazione di Alveria i corsi obbligatori sono collegati a ruoli e mansioni attraverso le competenze, così per ogni persona sono visibili i corsi mancanti e le scadenze. Le iscrizioni seguono regole decise da HR sui dati della persona, come il ruolo: chi cambia ruolo trova i corsi previsti per il nuovo ruolo. Convocazioni, presenze, firme e registri stanno nello stesso sistema dei dati del personale. La piattaforma ti aiuta a tenere sotto controllo gli obblighi; la definizione degli obblighi applicabili resta dell’azienda e dei suoi consulenti.
Domande frequenti
Chi paga la formazione obbligatoria dei dipendenti?
Per la sicurezza, il datore di lavoro: la formazione si svolge durante l’orario di lavoro e non può comportare oneri per i lavoratori (D.Lgs. 81/2008, art. 37, c. 12). I fondi interprofessionali non la finanziano con le risorse del conto collettivo (circ. ANPAL 1/2018; Reg. UE 651/2014, art. 31); con il conto aziendale dipende dal regolamento del fondo.
Che cosa succede quando un dipendente cambia mansione?
Nasce un obbligo di formazione sui rischi della nuova mansione (D.Lgs. 81/2008, art. 37, c. 4). Se gli obblighi sono collegati ai ruoli, il cambio di mansione registrato nel sistema genera l’elenco dei corsi mancanti e l’iscrizione all’edizione prevista.
Come si dimostra che la formazione obbligatoria è stata fatta?
Con registri presenze firmati, attestati, esiti dei test e, per l’addestramento, il registro previsto dall’art. 37, c. 5. Conservali collegati alla persona e al corso, con data: in caso di controllo devi poter ricostruire chi ha fatto che cosa e quando.
Tieni le scadenze sotto controllo, persona per persona
Obblighi per ruolo, scadenzario per persona, iscrizioni su regole e registri nello stesso sistema. Il quadro completo del ciclo è nella guida sulla formazione aziendale; se vuoi inserire i corsi obbligatori nel piano annuale, usa il modello di piano formativo aziendale.
