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Un'azienda a misura di CEO: processi HR più efficienti, conformi e pronti ad affrontare le sfide digitali
L'efficienza dei processi HR, per chi risponde del conto economico, si misura su tre domande: quanto lavoro a mano costa ogni processo, quante sorprese arrivano da adempimenti e scadenze, quanto tempo serve perché l'organizzazione segua una decisione del vertice. Per porle non serve essere esperti di HR. Questa pagina mette in fila le risposte della piattaforma di Alveria; il dettaglio tecnico e la scelta del fornitore li seguono le tue direzioni HR, IT e Acquisti.
Le tue domande
Dove si perde efficienza nei processi HR?
Nei passaggi a mano: dati ricopiati fra sistemi, lettere e approvazioni gestite per mail, estrazioni chieste all'IT a ogni richiesta del vertice. Sulla piattaforma tutti i processi lavorano sullo stesso archivio dei dati del personale. Il setup iniziale lo fa Alveria; poi fasi, approvazioni e comunicazioni le configura l'HR dall'interfaccia. Il metodo per partire è nella guida processi HR: come mapparli e digitalizzarli.
Come si governa una riorganizzazione, anche con una riduzione di organico?
Si decide su uno scenario costruito sui dati reali, in un ambiente separato che non tocca la struttura in uso. Approvato il disegno, le modifiche valgono dalla data di decorrenza per tutti i processi. Quando una persona esce, la piattaforma segnala le procure da rivedere e i piani di successione non più validi, e applica le regole decise dall'azienda per le quote di retribuzione differita non ancora pagate. Le lettere al personale coinvolto partono a gruppi, con fino a cinque livelli di approvazione e la presa visione registrata. La procedura legale e sindacale resta ai tuoi consulenti. Un caso completo è nell'esempio di riorganizzazione aziendale.
Come evito sorprese sugli adempimenti?
La piattaforma ti aiuta a tenere sotto controllo gli adempimenti che dipendono dai dati delle persone; non sostituisce la verifica dei tuoi consulenti. La formazione obbligatoria ha uno scadenzario per persona e una vista di chi è in regola, per unità organizzativa. Le procure vengono segnalate quando il procuratore cambia posizione o lascia l'azienda. Gli avvisi su eventi come la fine del periodo di prova o la scadenza di un contratto arrivano a chi deve agire, con l'anticipo deciso dall'HR.
Quanto costeranno gli incentivi, prima di approvarli?
Il simulatore MBO calcola il costo del sistema di incentivazione sulle schede reali della campagna, con le stesse soglie, curve e correttivi del calcolo finale. Confronti un'ipotesi prudente e una attesa prima di approvare i target, e di nuovo prima di chiudere l'anno.
Chi deve avviare la scelta della piattaforma?
Nelle grandi organizzazioni la richiesta di offerta parte da HR, IT e Acquisti, ciascuno con i propri criteri: trovi le loro domande nelle pagine per la direzione del personale, per il direttore IT e per la direzione Acquisti. Nelle realtà più piccole, dove la scelta la fai tu, parti dalla guida come scegliere una piattaforma HR.
Processi HR per la crescita: che cosa trovi sulla piattaforma
- Organizzazione: l'organigramma si genera dai dati, si confronta fra due date e si stampa in PowerPoint; le riorganizzazioni si simulano in un ambiente separato.
- Numeri: dati del personale, analytics e report, con report certificati e dashboard pubblicate al vertice secondo i permessi.
- Incentivi e retribuzione: MBO, simulazione della spesa, revisione salariale e differimento sugli stessi dati retributivi, in compensation.
- Processi: lettere al personale con approvazioni, comunicazioni e avvisi su scadenze ed eventi, in processi e workflow.
La panoramica della piattaforma mostra come le aree si collegano.
Perché è diverso
Una base sola per le decisioni del vertice
Valutazioni, premi, formazione, retribuzione e procure stanno nel dossier di ciascuna persona, sulla stessa struttura organizzativa. Un report incrocia dati che altrove vivono in sistemi separati. Con il report certificato la direzione HR fissa la versione ufficiale di un indicatore: tu, il consiglio e i responsabili leggete lo stesso numero, ciascuno sul proprio perimetro.
Valutazioni, premi, formazione, retribuzione e procure stanno nel dossier di ciascuna persona, sulla stessa struttura organizzativa. Un report incrocia dati che altrove vivono in sistemi separati. Con il report certificato la direzione HR fissa la versione ufficiale di un indicatore: tu, il consiglio e i responsabili leggete lo stesso numero, ciascuno sul proprio perimetro.
Le regole cambiano senza nuovi progetti
Quando cambiano politiche, popolazioni o flussi di approvazione, l'HR li aggiorna dall'interfaccia, dopo il setup iniziale fatto da Alveria. Una nuova regola non diventa un progetto con l'IT o con un system integrator, né un nuovo capitolo di spesa a ogni cambiamento. La piattaforma applica la regola e registra ogni passaggio.
Quando cambiano politiche, popolazioni o flussi di approvazione, l'HR li aggiorna dall'interfaccia, dopo il setup iniziale fatto da Alveria. Una nuova regola non diventa un progetto con l'IT o con un system integrator, né un nuovo capitolo di spesa a ogni cambiamento. La piattaforma applica la regola e registra ogni passaggio.
L'organizzazione di ieri, di oggi e di domani
Persone e organizzazione hanno una data di validità. Vedi la struttura a una data passata, confronti organigramma e indicatori fra due date e pianifichi una riorganizzazione con decorrenza futura. Da quel giorno la nuova struttura vale per tutti i processi, dalle approvazioni agli incentivi, senza ricopiare i dati.
Persone e organizzazione hanno una data di validità. Vedi la struttura a una data passata, confronti organigramma e indicatori fra due date e pianifichi una riorganizzazione con decorrenza futura. Da quel giorno la nuova struttura vale per tutti i processi, dalle approvazioni agli incentivi, senza ricopiare i dati.
Un esempio
Un esempio tipo. Un gruppo accorpa due direzioni e riduce le posizioni di staff. L'ufficio organizzazione prepara lo scenario nell'ambiente di simulazione: sposta persone, elimina posizioni, confronta il risultato con la struttura attuale. Il CEO approva il disegno su quel confronto. Le modifiche si registrano con la data di decorrenza: da quel giorno organigramma, gerarchie e responsabili sono aggiornati per tutti i processi, e le posizioni scoperte ricevono un responsabile ad interim fino alla nomina. Un responsabile trasferito in un'altra società del gruppo aveva una procura: il giorno del trasferimento la procura compare come segnalata e l'ufficio affari societari ne predispone la revoca.
Domande frequenti
1Come si misura l'efficienza dei processi HR?
Guarda tre segnali: quante volte un dato viene ricopiato fra sistemi, quanti passaggi di un processo si gestiscono per mail o su fogli di calcolo, quante richieste del vertice richiedono un'estrazione dell'IT. Ognuno è un costo nascosto e un rischio di errore. Per vedere da dove parti, fai il test di maturità dei processi HR.
2Che cosa vuol dire conformità normativa HR per il CEO?
Sapere in ogni momento se gli adempimenti che dipendono dai dati delle persone sono in ordine: formazione obbligatoria in scadenza, procure da revocare dopo un cambio di ruolo, lettere con presa visione. Una piattaforma HR ti aiuta a vederlo e a ricevere una segnalazione quando qualcosa cambia. La valutazione legale dei singoli obblighi resta ai tuoi consulenti.
3Come si prepara una riorganizzazione aziendale sui dati?
Parti dalla struttura reale, non da una presentazione. Simula lo scenario, confrontalo con la struttura attuale e approvalo. Poi registra le modifiche con la data di decorrenza, così approvazioni, valutazioni e incentivi seguono la nuova struttura dal giorno stabilito. Le fasi complete, con chi fa che cosa, sono nell'esempio di riorganizzazione.
4Processi HR per la crescita: da dove si parte?
Dall'area che oggi pesa di più. Spesso sono organizzazione e dati del personale, perché tutti gli altri processi li usano. Le altre aree si aggiungono sugli stessi dati e sulla stessa struttura organizzativa, senza ricopiarli. La panoramica della piattaforma mostra le aree e come si collegano.
Dove andare dopo
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