In sintesi
- L’onboarding comincia prima dell’ingresso: documenti, accessi e corsi si preparano quando il candidato accetta l’offerta.
- Il primo giorno serve a dare un riferimento, non a riempire l’agenda.
- Entro il primo mese la persona ha seguito i corsi d’ingresso previsti per il suo ruolo.
- A 90 giorni si verifica la copertura delle competenze del ruolo e si apre un piano di sviluppo.
L’onboarding dei nuovi assunti è il processo con cui l’azienda accompagna una persona dall’accettazione dell’offerta alla piena operatività nel ruolo. Questa guida è per l’HR e per i responsabili che impostano o rivedono il processo. Trovi le sei fasi dei primi 90 giorni, con chi fa cosa e il criterio di riuscita di ciascuna, gli errori frequenti, un esempio e le domande più comuni.
Il problema in due righe
Il nuovo assunto arriva e il computer non è pronto, i documenti si raccolgono per mail, i corsi obbligatori si scoprono dopo settimane. La selezione ha funzionato, l’inserimento no.
Il processo di onboarding in sei fasi
| Fase | Quando | Chi | Criterio di riuscita |
|---|---|---|---|
| 1. Prima dell’ingresso | Dall’accettazione dell’offerta | HR, uffici coinvolti nell’assunzione | Documenti raccolti, postazione e accessi pronti |
| 2. Primo giorno | Giorno 1 | Responsabile, HR | La persona sa a chi rivolgersi e che cosa farà nel primo mese |
| 3. Primo mese | Giorni 2-30 | Responsabile, collega di riferimento | Obiettivi del periodo scritti e condivisi |
| 4. Formazione d’ingresso | Giorni 1-60 | Formazione, responsabile | Corsi previsti per il ruolo completati |
| 5. Verifica | Intorno al giorno 90 | Responsabile, HR | Copertura delle competenze del ruolo valutata, piano di sviluppo aperto |
| 6. Dati nel dossier | Lungo tutto il processo | HR | Ogni passaggio registrato nel dossier del dipendente |
1. Prima dell’ingresso
Che cosa si prepara prima del primo giorno? Tutto ciò che non richiede la presenza della persona: documenti, contratto, postazione, accessi, iscrizione ai corsi.
Chi fa cosa. L’HR raccoglie documenti e moduli firmati; gli uffici coinvolti nell’assunzione (amministrazione del personale, IT, servizi generali) preparano la loro parte; il responsabile nomina un collega di riferimento.
Come si evita il passaparola. Con la soluzione di selezione e recruiting di Alveria l’inserimento segue un modello definito per la posizione, con documenti e moduli, e coinvolge gli uffici interessati nello stesso processo. I dati del candidato passano nel dossier del nuovo dipendente senza ricopiarli.
Criterio di riuscita. Il giorno prima dell’ingresso non manca nessun documento e nessun accesso.
2. Primo giorno
Il primo giorno serve a dare alla persona un riferimento chiaro: chi è il suo responsabile, chi è il collega di riferimento, che cosa farà nel primo mese.
Chi fa cosa. Il responsabile accoglie e presenta il gruppo; l’HR spiega regole, strumenti e calendario della formazione.
Che cosa evitare. Un’agenda piena di presentazioni. Meglio poche persone chiave e un primo compito reale, anche piccolo.
Criterio di riuscita. A fine giornata la persona sa che cosa ci si aspetta da lei nelle prossime quattro settimane.
3. Primo mese
Nel primo mese la persona impara il lavoro sul campo, con un collega di riferimento.
Chi fa cosa. Il responsabile fissa due o tre obiettivi per il periodo e un incontro a metà mese. Il collega di riferimento risponde alle domande operative.
Criterio di riuscita. Gli obiettivi del primo mese sono scritti, condivisi e discussi almeno una volta.
4. Formazione d’ingresso
La formazione d’ingresso comprende i corsi obbligatori e quelli previsti per il ruolo. Tra gli obbligatori c’è la formazione sulla sicurezza dei lavoratori, da erogare in occasione della costituzione del rapporto di lavoro (D.Lgs. 81/2008, art. 37, c. 4).
Chi fa cosa. La formazione definisce il percorso d’ingresso per ruolo; il responsabile verifica che la persona abbia il tempo per seguirlo.
Come si lega al ruolo. Con il modulo di formazione di Alveria il percorso d’ingresso si definisce per ruolo e figura professionale e si applica ai dati della persona: l’HR vede chi ha completato il percorso e chi no, senza costruire elenchi a mano.
Criterio di riuscita. A 60 giorni i corsi del percorso d’ingresso risultano completati, con le presenze registrate.
5. Verifica a 90 giorni
A 90 giorni responsabile e HR verificano come procede l’inserimento. Se il contratto prevede un periodo di prova, fissa la verifica prima della sua scadenza.
Che cosa si valuta. Le competenze del profilo atteso per il ruolo: le stesse richieste in selezione. In Alveria la valutazione si confronta con il profilo atteso del ruolo e porta a un piano di sviluppo, con aree di miglioramento e azioni.
Chi fa cosa. Il responsabile valuta; l’HR raccoglie anche il punto di vista della persona sull’inserimento.
Criterio di riuscita. C’è una valutazione registrata e un piano di sviluppo per i mesi successivi.
6. Dati nel dossier
Ogni passaggio dell’onboarding produce dati: documenti, corsi, valutazione. Se restano in file separati, al primo cambio di ruolo vanno ricostruiti.
Come funziona in Alveria. I dati del candidato passano nel dossier del dipendente al momento dell’inserimento. Corsi e attestati entrano nel curriculum formativo della persona, la valutazione a 90 giorni nel suo dossier. Da lì sono disponibili ai processi successivi: valutazioni, successione, report.
Criterio di riuscita. A 90 giorni il dossier della persona contiene tutto il percorso, senza dati ricopiati.
Errori frequenti
Cominciare il primo giorno. Documenti e accessi preparati in ritardo consumano la prima settimana.
Affidare tutto all’HR. Il responsabile è la figura che più conta nell’inserimento: senza obiettivi suoi, la persona non sa come orientarsi.
Formazione uguale per tutti. Il percorso d’ingresso va legato al ruolo, altrimenti i corsi utili arrivano tardi.
Nessuna verifica. Senza un momento di verifica a 90 giorni, i problemi emergono dopo mesi.
Dati sparsi. Documenti nelle mail, corsi in un’altra piattaforma, valutazioni in un file: al primo cambio di ruolo si riparte da zero.
Un esempio: l’inserimento in un’azienda con più società
Esempio illustrativo. Un gruppo con più società assume un responsabile di area commerciale.
Quando il candidato accetta l’offerta, l’HR gli invia il modello di inserimento della posizione: documenti da caricare, moduli da firmare. Amministrazione del personale e IT ricevono la loro parte nello stesso processo. Con l’assunzione il candidato diventa dipendente ed entra nel percorso d’ingresso previsto per i responsabili commerciali, con il corso sulla sicurezza e i corsi di prodotto.
A 90 giorni il responsabile valuta le competenze del profilo atteso e, dove serve, si apre il piano di sviluppo. Tutto il percorso è nel dossier della persona. Il percorso completo dalla richiesta della linea all’inserimento è descritto nella guida alla selezione del personale.
Domande frequenti
Quanto dura il processo di onboarding?
Dipende dal ruolo. Per la maggior parte delle posizioni i primi 90 giorni sono un orizzonte utile: abbastanza per vedere la persona nel lavoro reale, abbastanza presto per correggere. Per ruoli manageriali o molto tecnici puoi estenderlo a sei mesi, con una verifica intermedia.
Chi è responsabile dell’onboarding dei nuovi assunti?
La responsabilità è condivisa. L’HR disegna il processo e cura documenti, formazione e verifica. Il responsabile di linea fissa gli obiettivi e accompagna la persona nel lavoro. Gli uffici coinvolti nell’assunzione preparano la loro parte prima dell’ingresso.
Come si collega l’onboarding alla selezione?
Le competenze verificate in selezione sono le stesse da valutare a 90 giorni. Se nel colloquio hai usato una griglia per competenze, riprendila: vedi come strutturare un colloquio di selezione. E se la selezione è digitale, i dati del candidato passano nel dossier senza ricopiarli: ne parliamo in che cos’è l’e-recruitment.
Porta l’inserimento nello stesso processo della selezione
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